Na co je nutné si u datové schránky dát pozor

Od 1. 1. 2023 jsou povinně zřizovány datové schránky také pro SVJ. Tuto povinnost stanoví novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Se zřízením datové schránky plynou určité povinnosti

Vlastníkovi datové schránky plyne povinnost činit podání vůči určitým orgánům skrze datovou schránku. Při nedodržení této formy komunikace se vystavuje riziku pokuty. Například u SVJ majících povinnost podat daňové přiznání – pokud přes datovou schránku podání neučiní, může být SVJ udělena pokuta až do výše 50 000 Kč. Hlídejte si doručení. U datové schránky se většina dokumentů považuje za doručené do deseti dnů, a to i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne. Existuje možnost nastavit si notifikační e-mail, který je zdarma nebo notifikační SMS zprávu, ta je však zpoplatněna třemi korunami. Nevýhodou datových schránek je automatické mazání přijatých zpráv, které zde zůstanou uložené maximálně devadesát dní. Případně můžete využít placenou službu trezoru, kde si lze zprávy archivovat. Další možností archivace je prostřednictvím bezplatné služby datovka.cz.

Náklady na provoz datové schránky

Příjem všech datových zpráv je zdarma. Bezplatně odesílat přes datovou schránku lze dokumenty pro státní správu, policii nebo soudy. Zpoplatněno je odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo například dodavatelé energií, ale i firmám či soukromým osobám. Za odeslání zprávy mimo okruh orgánů veřejné moci se platí 10 Kč za zprávu. Pro odesílání placených zpráv mimo státní instituce si musíte nejprve nabít kredit, což můžete učinit přímo v datové schránce přes ikonu Nabít kredit. Kredit nemusíte vyčerpat najednou, platnost je neomezená. Na druhou stranu je nutné si uvědomit, že v porovnání s cenou doporučeného dopisu je datová schránka s prokazatelnou doručitelností výrazně levnější.

Obsluha datové schránky

SVJ může disponovat pouze jednou datovou schránkou, a vždy tak musí být určena osoba, která dokumenty roztřídí a rozešle k rukám zodpovědné osoby. V případě SVJ se jedná o statutární orgán, který může přístup do datové schránky poskytnout tzv. pověřené osobě. Okruh osob, které jsou či mohou být oprávněny k přístupu do datové schránky společenství vlastníků jednotek stanoví § 8 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (ZoEÚ). Mohou to být:

 Statutární orgán nebo člen statutárního orgánu právnické osoby, pro niž byla datová schránka zřízena (sem tak patří i profesionální předsedové statutárních orgánů společenství vlastníků jednotek),

 Administrátor, kterým může být fyzická oso-ba určená statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek, pro niž byla datová schrán-ka zřízena, k úkonům, které jsou mu podle tohoto zákona vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k Digitální a informační agentuře.  Pověřená osoba, kterou může být kterákoliv fyzická osoba pověřená statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek, pro niž byla datová schránka zřízena, a to v rozsahu jím stanoveném.

Delegování pověřené osoby pro přístup do datové schránky

Pro přístup do datové schránky společenství vlastníků jednotek ze strany třetích osob, tj. mimo okruh členů statutárního orgánu korporace (např. správců bytových domů) je vhodné využít rolí pověřené osoby, případně administrátora. Je třeba mít vždy na paměti, že přístup do datové schránky nelze zřídit právnické osobě, ale pouze fyzické osobě. To bude klást větší nároky na správce bytových domů, kteří budou chtít službu svým zákazníkům nabídnout, resp. po nichž budou společenství vlastníků jednotek obsluhu datových schránek vyžadovat (tak už se dávno děje i v případě menších bytových družstev). Také tady se jistě v souvislosti s delegováním obsluhy datových schránek objeví u některých SVJ obavy ohledně ochrany osobních údajů, případně obavy ohledně nějakého jiného zneužití zasílaných informací. Při dodržení všech povinností osoby oprávněné k přístupu do datové schránky žádné riziko nehrozí. Základem je nepředávání osobních přístupových údajů dalším osobám a využívání jasně definovaných oprávnění v limitech administrátora či pověřené osoby. Pozor na § 18 ZoEÚ (zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů), kde § 18 odst. 2) předvídá, že úkon učiněný osobou uvedenou v § 8 odst. 1 až 4 nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.